公司行政管理制度

公司行政管理制度

 

(一)总 则

第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条 本规定所指行政事务包括档案管理(包含：文书合同管理)、印鉴管理、公文打印管理、办公用品收发管理、邮件收发管理、采购及付款管理、会议管理、人事管理、车辆管理等。

(二)档案管理

第三条 归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、劳动工资标准、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条 档案管理指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条 档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室人员，借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由行政主管批准方可摘录和复制。

第六条 档案的销毁：

1.任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司相关领导批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

(三)印鉴管理

第七条 公司印鉴由总经理办公室管理人员负责保管。

第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(四)公文打印管理

第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条 各部室打印的公文或公司重要资料，需交办公室打印，并做详细登记。

第十四条 公司各部室所有打印公文、重要资料，必须交总经理办公室一份留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第十五条 办公用品的购发：

1.每月月底前，各部室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

2.总经理办公室专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部室。由部室负责人签字领回；

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须填写《公司采购申请》经主管副总经理批准方可购买领用；

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好手续。发放一定要由领取人员签字；

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条 劳保用品的购发：

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

(六)报刊及邮件收发管理

第十七条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第十八五条 报刊管理人员每日负责将报刊及所收到的邮件等及时取回并分别送到有关部门，做好相关登记。

第十九条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

第二十条 各部室需进行公司邮件发放时需交由办公室进行统一发放，并做好相关登记。

（七）采购及付款管理

第二十一条 每月在月底前各部室把本部门需要采购的物品（或临时需采购急用的物品）进行统计，填写好《采购申请单》经主管副总经理签字批准后交办公室进行统一采购。

第二十二条 各部室需要进行对外付款时，必须填写《付款申请单》，经主管副总经理签字审核后方可交由财务部付款。

第二十三条  各部室人员如需外出临时用款时，必须填写《借款申请单》，经主管副总经理签字审核后，到财务办理借款，回公司后与财务进行款项的交接，款项中出现的任何问题将由借款人负责。

（八）会议管理

第二十四条 对公司的每周/每月定时或总经理临时通知的会议，办公室相关行政人员需提前组织好会议地点、会议时间及通知相关参会人员。

第二十五条 办公室行政人员负责记录当日的会议记要，并整理好经总经理审核后进行归档。

第二十六条 行政部负责对会议内容的执行进行提醒与监督，对需要统一上交的文件进行统一回收工作。

（九）人事管理

★劳动条例：

第二十七条招聘：公司以任人唯贤为基本原则，凡有志于房地产工作的各界人士，都可对照公司相关招工简章，报名参与。公司将通过考核面试体检等必要的程序择优招聘员工。
第二十八条 试用期：员工需经过一个月的试用期，试用期满后经考核合格后正式聘用，不符合录用条件者将终止试用期。
第二十九条 工作时间：A 参照有关法规，结合本地情况和酒店工作特点编排工作日和工作时间。B 对加班超时的员工给予合理的补偿。 
第三十条 发薪方式：每月10日发放上月工资。
第三十一条 岗位变更：根据工作需要，公司有权在内部调整员工岗位。
第三十二条 员工辞职：员工辞职必须提前30天向所在部门负责人提出书面申请，经公司批准方可离岗。特殊岗位必须有合适人员替其工作后方可离岗。
第三十三条 解聘：
（1）员工无任何过失而自动辞职，符合公司规定程序，获准后，方可离职，公司将根据工资正常发放时间发给当月工资。
（2）凡被公司开除的员工，工资将不予发放。

★ 有关权益
第三十四条 假期、休班：

1、按公司规定员工享受正常的休班时间，如春节法定假日需要员工加班，公司将按《劳动法》规定给予假期或薪金补偿。
2、病假：
员工生病必须在当日通知所在部门主管（病情严重者，可由家属代请）方属有效。病假期间的工资将按工资考勤制度执行。
3、事假：
无充分理由，员工不得请事假。事假不发薪。如有特殊情况需要无薪请假，必须提前一天申请。
（十） 车辆管理

公司电动车管理制度

一、编制目的：为规范公司车辆的使用及管理特制定本制度。

 

二、车辆管理总则：

 

1．公司车辆为办公所用，原则上不可公车私用，使用完毕后，必须立即交还。

 

2．在驾车前应该仔细检查车辆是否有剐、蹭、碰撞、损坏、配件失窃、电量是否充足、轮胎充气是否合适等有关情况，如发现问题应及时上报或处理。未及时上报或处理者由驾驶人对使用后产生的后果负一切责任。

 

3．做好车辆的维护和保养工作，保持车况良好。

 

4．在行车过程中，必须遵守交通规则，做到安全驾驶，避免发生违章事故，严禁疲劳驾驶和酒后驾车。

 

5．实行定人定责制度，每位保管人必须保管好自己的车辆，如因自身原因保管不善导致损坏或丢失，由保管人自行解决。若非人为损坏,经各班组长统一处理,报部门经理及公司领导审核后按规定统一进行修理.

 

6．车辆使用后必须停放在指定位置。

 

7．每天给车辆充电，时刻保持电量满格，不能因个人原因导致工作受阻。

 

8．严禁带人行驶。

 

9．必须戴安全帽行驶。

 

10.严格按照考核表进行考核评比。

 

三、车辆的使用：

 

   1．每日各保管人必须在九点前签写《电动车使用登记表》，内容包括：车辆编号、使用人、开始日期、工作内容、行车线路、归还签字、归还时间。

 

2．车辆实行定人定责制度，本保管人在每日九点前未领取车辆其他时间将不

 

再领取。

 

   3．需求车辆者必须经过本保管人同意才可以借用，并签写《车辆使用登记表》，

 

      借用后对车量造成的损失应由本保管人自己解决。

 

4．节假日或双休钥匙由当天调度代为保管，需要借用同样签写《电动车使用登记表》

 

5．如因紧急情况未能签写《电动车使用登记表》，在使用后24小时内补齐手续。

 

四、车辆的归还：

 

   1．每日使用后必须当天把钥匙交回。（因工作需要未能及时归还必须提前说明，事情解决后24小时内补齐手续）。

 

   2.车辆归还后停放在指定位置，做到整齐有序。

 

   3.车辆使用后仔细检查车轮、车胎、电量、车闸等是否完好，做到不影响第二天的工作需求。

 

  4．充电器由个人保管。

 

五、车辆的维护保养

 

    1.每日下班前签写《车辆维护表格》，每周由班长对表格进行检查。

 

 2.每月20日各班组长必须集中对所有车辆进行整体维护保养，并对车辆进行清洗。

 3．电动车在使用前应注意检查车况是否良好，如轮胎气压是否充足，前后刹车是否灵敏，整车有无异响，螺丝是否松动，电池是否充足电。 

 4．在车辆刚启动时，应缓慢加速，避免瞬间急加速损伤元器件。为了延长电池、电机的寿命，在车辆启动、爬坡时应用脚踏助力。

 5．在保证安全的前提下，行驶中应尽量减少频繁刹车、启动，以节省电能。行驶中刹车时应松开调速把，以免损害电机及其它机件。下车推行时，应关闭电源，以防推行时无意转动调速把，车子突然启动发生意外。 

 6．充电时应注意,不要使用其它品牌的充电器，每个品牌的充电器与电池的性能是相匹配的，只有专用充电器，才能达到最佳充电效果。 

 7．充电器内含高压线路，不要擅自拆卸。充电时，充电器上不要覆盖任何物品，应放置于通风处，同时注意防止液体和金属颗粒进入充电器内部，防止跌落与撞击，以免造成损伤。 

 8．长期不用时，要每过一个月充一次电，要将电池里的电充满后存放，切忌不能在亏电的状态下存放。 

 9．充电时要用配套的专用充电器。因电池配方与工艺不同，对充电器的技术要求也不一样，哪一种充电器充什么品牌的电池可以充满，都不尽相同，所以，不要混用充电器。 

 10．为保护电池，用户可随用随充，但不能使用回升电压行驶，防止严重亏电，电池没电时，应关闭电源骑行。 

11．充电时，充电指示灯显示满电时不要立即停止充电，应再浮充2－3小时。 

六、车辆的维修

 1.车辆在使用第一年中原则上是由厂家免费修理，其首先在维修范围内，若由自己保管、使用不当造成的损坏由保管者自己与售车方协商。

 2．节约开支、尽量减少不必要的费用，零星部件的更换，应由保管人自己动手。

 3.正常维修保养需要更换零部件的应先报公司领导同意后方可更换，过后拿增值税发票由计划统计员代为报销。未经过领导同意私自更换零部件费用个人承担。

 4.新车在购买一年内如因人为原因造成的损坏由保管人自行解决。 

 5.由于自身原因造成车辆损坏无法正常工作，在两个工作日内必须解决，否则收回使用权。

七、违规处罚及事故处罚

 

1.对所使用车辆各系统疏于观察及检查造成零件损失的一次扣掉0.5分。

 

 2.车辆在夜间和节假日不按指定地点停放，一次扣除0.5分。

 3.车辆造成损失或失窃，由保管人自行负责，一次扣除2分。

 4.在车量停放区域骑坐于之上休息，一次扣除0.5分。

 

5.钥匙既没有按时归还，又没有提前说明，一次扣除0.5分。

 

6.未办理手续私自使用造成的一切后果由保管人自己解决，一次扣除1分。

 

7.用于非工作用途（比如：擅自骑回家）一次扣除1分。

 

8.违反交通规则造成罚款的，使用人承担一切责任，一次扣除2分。

 

9.在公务途中，非自身原因造成的各类事故及损失可以免除当事人责任。

 

10.当遇到交通事故及车辆损坏时及时上报公司领导，可根据事件轻重酌情处理。

 

11.带人行驶，一次扣除1分。

 

12.未戴安全帽行驶，一次扣除1分。

 

13.酒后驾车者作除名处理。