联合重组后的物资采购

[上海烟草集团公司上海高扬国际烟草公司]
【摘　要】上海烟草(集团)公司、北京卷烟厂、天津卷烟厂实现了联合重组，重组后，在人、财、物等各项管理工作中，物资管理势将成为集团(公司)较为重要的部分。据有关资料得知，物资采购活动是企业资金中占用最多的活动，烟草辅料的采购资金要超过了总资金流的50％，因此物资采购与我们集团的经济效益息息相关。在物资采购的过程中，采购计划、供应商选择、确定采购条件等各关键环节影响着采购绩效，本文重点分析相关环节，对联合重组后的物资采购提出思考。
【关键词】烟草企业　联合重组　物资管理　烟草辅料采购

　　一、物资采购计划与生产计划之间的制定
　　卷烟生产和销售都要受到计划和市场的双重影响，尤其上海烟草(集团)公司联合重组后，“三地四厂”的情况，免不了给生产计划协调性造成影响。从目前情况看，由于需求变动频繁，企业的生产计划经常进行频繁的人为调节。生产计划中存在的反馈也是比较多的：l、卷烟的生产和市场销售的脱节，市场信息反馈缓慢。2、卷烟生产必须以市场为基础，而市场需求存在不确定性，以至生产计划常常发生变更，导致采购计划变更。有时变更非常频繁，加大了采购计划特别是印刷品采购计划执行的难度。
　　采购计划直接来源于生产计划并服务于生产，生产计划对采购计划产生巨大影响，没有准确的生产计划，就难有准确的采购计划，此外采购计划制定还受到市场条件等因素制约。一旦发生突发性事件，整个月度计划将大打折扣，物资供应出现混乱，生产也有可能被迫停顿。这么多隐患的存在势必将对整个生产周期造成不稳定。复杂多变的环境，“三地四厂”的现状增加了企业生产计划运行的不确定性和动态性因素。　
　　物资供应管理环境下的生产计划是在不稳定的运行环境下进行的，因此要求生产计划与控制系统具有更高的柔性和敏捷性，比如提前期的柔性，生产批量的柔性等。为了真正达到物资采购的确切性，在国际经济管理领域广泛采用MRP(material requirements planning)的管理方法来制定生产计划。信息技术就是生产力，从(集团)公司的现状出发，我觉得按照MRP的方式来制定生产计划是大势所趋。简单而言，MRP是根据主生产计划表上何时需要物资来决定定货和生产。只要把主生产计划输入至计算机中，物料清单和库存量分别储存在数据库中，经过计算机的超强计算，就可以输出一份完整的物资需求计划了。MRP能提供物资计划及控制库存，决定订货优先度，可根据产品需求自动推导出构成产品的原辅材料的需求量，由产品的交货期展开成原辅料的需求日期，既为物资需求提供准确时间和数据。因此，MRP是一种极好的计划和进度安排的工具，它还可以根据不可预见的以外情况重新安排计划和进度，而且当物资发生短缺和过量时，MRP也可及时发现，以便采取措施阻止这种情况发生。应该这样说，MRP管理方法是一个不断平衡供需矛盾的过程，对物资采购计划达到自动化控制，对物资的供应达到准时化，保证了生产的有序性和连贯性。

　　二、物资采购供应商的选择与认证
　　要确保“三地四厂”物资供应链协调性，实现无缝连接并提高各企业的同步化运作效率，就必须加强物资的采购管理，以提高采购过程的稳定性，减少采购的风险性。但这其中的根本问题就是在于供应商的选择。从目前形式而言，集团(公司)应继续全面推行资质认证采购模式，实现与供应商从一般买卖关系向战略协作伙伴关系转变。
　　企业物资部门在从事物资采购的过程中，应采取公开招标、定点合作、代理制度等现代管理方法，坚决淘汰不合格供应商，压缩供应商数量，以强强合作、优势互补为目的，结成长期的供需合作关系。基于战略伙伴关系的采购方式为解决物资管理中存在的不足创造了必要条件。
　　第一，库存问题。在传统的采购模式下，供应链的各级企业都无法共享库存信息，各级节点企业都独立地采用订货点技术进行库存决策，不可避免地产生需求信息的扭曲现象，因此物资供应的整体效率得不到充分提高。但在此战略关系下，通过双方的合作伙伴关系，供应与需求双方可以共享库存数据，因此采购的决策过程变得透明多了，减少了需求信息的失真现象。
　　第二，风险问题。供需双方通过战略性合作关系，可以降低由于不可预测的需求变化带来的风险，比如运输过程的风险、信用的风险、产品质量的风险等。
　　第三个问题是，通过合作伙伴关系可以为双方共同解决问题提供便利的条件，通过合作伙伴关系，双方可以为制定战略性的采购供应计划共同协商，不必要为日常琐事消耗时间与精力。
　　第四，降低采购成本问题。通过合作伙伴关系，供需双方都从降低交易成本中获得好处。由于避免了许多不必要的手续和谈判过程，信息的共享避免了信息不对称决策可能造成的成本损失。
　　第五个问题是，战略性的伙伴关系消除了供应过程的组织障碍，为实现准时化采购创造了条件。
　　因此，在采购过程中实现与供应商建立战略协作伙伴关系不仅有利于(集团)公司烟草物资的管理，保证“三地四厂”的物资供应，从而提高卷烟产品的质量和竞争力，而且有利于降低整体交易成本，促进(集团)公司的经济发展。

　　三、确定采购条件
　　采购价格的降低势企业利润的第三源泉，实现联合重组后的集团公司，在物资采购过程中的需求量和周转量都会大大提高，为保证过程成本控制，势必应在采购价格管理中实现调控，保证资金的流通的连贯性。
　　但过于关注物资采购的价格问题，势必会带来负面影响。一般情况下企业就会将物资采购的重点放在如何与供应商进行商业交易活动上，特点是比较重视交易过程中的价格比较，通过供应商的竞争，从中选择价格最低的作为合作者，其次再把质量、交货期等重要因素以货到验收等形式放到事后处理。当然，这里并不是否定控制物资采购成本的积极意义。但这种模式下的采购，常常因为过于重视采购时的交易价格而忽视其它因素。交易价格低廉必然导致不能够获得优质的产品和优质的服务。由于质量、交货期等因素得不到保证，这将会对卷烟生产企业带来多方面的影响。，卷烟产品质量问题自然不用多说，在物资的进货量也会由于交货期的不确定而导致一次性发货数量庞大，使物资库存加大，造成资金占用、积压。因此，在采购过程中，我们还是要强调品质第一，服务第二，价格列为最后。而采购人员也应该更需要做得是关注市场的行情，规划企业采购的沟通，保证采购策略和对市场的反映，那样才会事半功倍。

　　四、采购信息化
　　随着生产工艺和技术的提高，产品寿命周期缩短，市场对企业的快速反应能力要求越来越强。而客观情况下，(集团)公司联合重组后不得不面对“三地四厂”的不利因素。因此在物料采购和后期的供应过程中，都要加大信息技术的含量，以信息化强化物资供应保障。
　　实际上，从信息应用角度看，有效的物资供应管理是将正确的信息在正确的时候提供给正确的人。随着l型特网等计算机信息技术的应用和发展，使企业在信息的获取和处理方面的能力得到大大提高。在烟草物资管理中应用信息技术手段，不仅能快速获得有用的信息，而且可以降低采购、管理等方面的成本。
　　新时期、新局势下，上海烟草(集团)公司采取战略性的重组，以品牌为纽带，实现企业规模扩张，既可以迅速扩大优势品牌的市场覆盖面，提高品牌的集中度和盈利水平，又可以带动被重组企业的管理与技术水平的提高，实现优化库存量、优化配置资源、提高效益的目的，保证了企业总体竞争实力不断提高。我们有理由坚信，企业将迎接更加辉煌的发展趋势。而占企业资金流的重要部分，物资采购活动将贯穿于企业的各个方面，如何利用先进的管理方法来提高企业的生存能力和竞争能力，已成为企业的发展关键点，只有扬长避短，加快学习和应用国际上的先进采购管理，才能使上海烟草(集团)公司真正立于不败之地。